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东莞理工学院电子邮件服务管理办法(试行)
字体大小: 发布日期: 2022-01-04   打印页面    关闭页面

第一章  总则

第一条  为规范学校电子邮箱的使用与管理,保障学校电子邮件系统安全高效运行,根据《中华人民共和国网络安全法》和《互联网电子邮件服务管理办法》等有关法律法规,结合我校实际,特制定本办法。

第二条  电子邮件系统。电子邮件系统是由学校统一建设、管理和运维,为在职教职工、在校学生、校内各二级组织机构(以下统称为用户)免费提供互联网电子邮件服务的公共服务信息系统,互联网域名为dgut.edu.cn。未经批准,学校各二级组织机构不得自行单独建设电子邮件系统。

第三条  电子邮箱。电子邮箱是通过学校电子邮箱系统为用户提供的用于教学、科研、管理及拓展对外交流服务的电子信息空间。电子邮箱分为个人邮箱和公用邮箱,个人邮箱是指经个人申请和所属部门主要行政负责人同意,分配给在职教职工和在校学生使用的电子邮箱;公共邮箱是经校内二级组织机构申请,分配给校内部门用于处理学校公务的电子邮箱。

第四条 电子邮箱所有权与使用权。电子邮箱仅提供给学校在职教职工、在籍学生、校内各二级组织机构使用,不接受校外人员或单位申请。电子邮箱所有权属于学校,电子邮箱用户拥有使用权。


第二章  职责与分工

第五条  学校网络安全与信息化办公室、网络与教育技术中心、校内各二级组织机构各自职责与分工如下:

1.网络安全与信息化办公室(以下简称网信办)

(1)负责电子邮件系统的规划;

(2)负责电子邮箱使用的的监督、管理与检查。

2.网络与教育技术中心(以下简称网络中心)

(1)负责电子邮件系统的建设与运维;

(2)负责电子邮件系统的安全防护;

(3)负责为电子邮箱用户提供开通、终止、咨询及异常处理等服务。

3.校内各二级组织机构

负责本部门范围内电子邮箱使用的监督检查,及时纠正未正确使用学校电子邮箱的情况。

第六条  电子邮箱用户责任。电子邮箱账户实行实名制管理,用户要严格遵守相关法律法规及本办法正确使用电子邮箱,自觉维护邮箱安全,并对邮箱的使用安全负全责。

邮箱用户有责任及时向网络中心举报邮箱被滥用或盗用情况,报告系统安全漏洞或其他任何不正常状况。大量发送垃圾邮件以及长时间不登录的用户,系统将自动锁定。如需解锁,用户需提供合法证件信息,核验身份并采取整改措施后方可解锁。


第三章  电子邮箱的开通和终止

第七条  邮箱开通。用户申请电子邮箱,须在学校校务服务平台线上申请开通。每位在职教职工和在校学生仅可申请开通一个电子邮箱账号。由于电子邮箱数量有限,学生邮箱申请只限于科研、创新创业等用途。

第八条  邮箱终止和注销。为确保电子邮箱安全,网络中心于每年6月底和12月底定期清查僵尸账户。用户或所属邮箱账户状态符合以下情况的,邮箱账户将被禁用和注销:

(1)经清查,超过半年不登录、不使用的邮箱账户;

(2)教职工因调动、辞职、合同期满不再续聘的;

(3)学生因毕业、退学等原因离开学校的。

过渡期为30天。过渡期内用户可继续使用其名下的个人邮箱处理未尽事宜;过渡期满后,学校将收回邮箱的使用权。电子邮箱终止和注销后,所有功能停止服务,用户信息及电子邮件数据将被删除。


第四章  电子邮箱使用与安全管理

第九条  个人邮箱使用管理。邮箱账号仅限用户本人使用,禁止用户将个人邮箱以任何形式交由他人使用或借用他人账号。

第十条  公共邮箱使用管理。各二级组织机构应指派专人负责本部门公用邮箱的邮件收发与日常管理,严禁将邮箱授权给被备案人员以外的人员使用或转让给其他部门使用。如废弃,应及时通知网络中心予以注销,避免因长期缺少正常维护而被盗用或其他安全事件的发生。

第十一条  电子邮箱账号和密码。电子邮箱用户应妥善保管所使用的电子邮箱账号和密码,并对使用其电子邮箱开展的所有活动负责。电子邮箱账号可由字母、数字、点或下划线组成。用户首次登录邮箱应立即修改初始密码,电子邮箱密码须有一定复杂度,禁止使用弱密码。同时,用户还应定期更新密码并妥善保管。如遗忘密码,可联系网络中心找回密码。如发现他人未经许可使用其电子邮箱时,应立即报备网络中心处理。

第十二条  电子邮箱使用行为规范。电子邮箱用户无论因公或因私使用,均必须遵守国家各种政策法规,包括但不限于《中华人民共和国网络安全法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《计算机软件保护条例》等计算机及互联网相关的法律法规,并与用户的真实身份相适宜;遵守使用电子邮件服务的网络协议、规定、程序和惯例,不得利用电子邮件发送连锁邮件,垃圾邮件或商业邮件,不得利用电子邮件散布电脑病毒、木马软件、间谍软件等恶意软件干扰网络服务。

禁止利用电子邮件从事以下活动:

(1)反对宪法所确定的基本原则的;

(2)危害国家安全,泄露国家秘密,颠覆国家政权,破坏国家统一的;

(3)损害国家荣誉和利益的;

(4)煽动民族仇恨、民族歧视、破坏民族团结的;

(5)破坏国家宗教政策,宣扬邪教和封建迷信的;

(6)散布谣言,扰乱社会秩序,破坏社会稳定的;

(7)散布淫秽、色情、赌博、暴力、凶杀、恐怖或者教唆犯罪的;

(8)侮辱或者诽谤他人,损害他人合法权益的;

(9)涉密或内部敏感资料的;

(10)具有干扰、破坏或限制任何计算机软件、硬件或通讯设备功能的软件病毒或其他计算机代码、资料的;

(11)进行商业活动的;

(12)含有法律、行政法规禁止的其他内容的;

(13)其他损害学校利益的。

电子邮箱的容量具有一定的限制,用户应尽量下载保存重要的邮件内容。垃圾邮件和已删除邮件,在服务器上一般只会保存30天。用户应正确设置和维护反垃圾邮件规则,避免忽略了被系统误认为是垃圾邮件的正常邮件。

第十三条  电子邮箱使用违规行为处置。网络中心负责采取必要的技术措施,预防和阻止违规使用电子邮箱的行为。

第十四条  电子邮箱隐私安全。除法律、法规另有规定的情形外,任何人不得以任何方式私自查阅、截获、监控他人邮件,也不得向第三方提供电子邮箱用户的注册信息。

网信办采取技术措施对电子邮件系统所收发的各类邮件进行数据备份,除用于系统恢复外,当国家安全机构、公安机关、监察机关、保密部门或有关部门依照法律规定的程序需对电子邮箱通信内容进行检查时,应由网信办报请分管网络安全与信息化工作的校领导审批后,网络中心配合执行。

第五章  责任追究

第十五条  违规处置与责任追究。对于违反本办法有关规定的部门或个人,一经发现,暂停其电子邮箱使用权并责令改正;拒不整改的,将终止其电子邮箱使用权并进行内部通报;造成学校损失的,追究直接责任人的行政或经济责任;造成严重后果并触犯法律的,将移交司法机关处置。

第六章  附则

第十六条  本办法自发布之日起施行,试行两年。

第十七条  本办法由网络安全与信息化办公室负责解释。

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